Jak prawidłowo zarchiwizować dokumenty firmy?

Archiwizacja dokumentacji jest bardzo ważna ze względu na to, że znacząco ułatwia zarządzanie obiegiem danych w firmie.

Jak prawidłowo zarchiwizować dokumenty firmy? (fot. www.freepik.com)

Istnieje wiele typów akt, których przechowywanie jest regulowane przepisami prawa. Po upływie określonego czasu należy je po prostu zniszczyć. Można zająć się samodzielną organizacją archiwum, ale w przypadku dużych organizacji realizacja tego zadania jest dosyć trudna. Alternatywą jest opcja skorzystania z pomocy firmy, która świadczy profesjonalne usługi w tym zakresie.

Jak przebiega archiwizacja dokumentów?

Profesjonalna archiwizacja dokumentów realizowana jest w kilku etapach. Pierwszym z nich jest odpowiednia kwalifikacja akt do kategorii A lub B. Następny krok to opracowanie dokumentacji, które polega na jej przyporządkowaniu do określonej grupy rzeczowej. Następnym etapem jest porządkowanie, które polega na uformowaniu chronologicznym i tematycznym jednostek (segregatorów, pudeł i teczek). Oznaczenie akt polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie nazwy, instytucji i komórki, znaku i tytułu akt lub odtworzeniu tytułu teczek zgodnie z zawartością aktową. Bardzo ważne jest nadanie dokumentacji odpowiedniej topografii w archiwum klienta, aby korzystanie z akt było prostsze. W zakres archiwizacji dokumentów wchodzi także brakowanie akt kategorii B, których okres do przydatności minął. W tym wypadku konieczne jest także nadanie odpowiedniego terminu przechowywania dokumentów. Dokumenty składowane są w specjalnych pudłach archiwizacyjnych. Można ponadto zdecydować się na przechowywanie dokumentów w siedzibie zewnętrznej firmy. Także elektroniczna archiwizacja danych stanowi duże ułatwienie w prowadzeniu biznesu. Znacznie łatwiej dotrzeć do cyfrowych kopii akt, a ponadto na jednym pliku może pracować więcej niż jedna osoba. Zdobądź informacje o archiwizacji na www.ekoakta.pl.

Dlaczego warto zdecydować się na niszczenie dokumentów?

Prawidłowe niszczenie dokumentów jest bardzo ważne. Duże znaczenie ma przede wszystkim zachowanie poufności informacji, tak aby wrażliwe dane nie dostały się do wiadomości osób niepowołanych. W naszej firmie masz gwarancję, że dokumentacja zostanie zutylizowana zgodnie z normą DIN 66399. Profesjonalne niszczenie dokumentów jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które przechowują bardzo duże ilości informacji, pozwala bowiem szybko się ich pozbyć w stuprocentowo bezpieczny sposób. Jeśli nie chcesz, aby akta opuszczały siedzibę firmy lub instytucji, możesz się ponadto zdecydować na zamówienie mobilnego niszczenia dokumentów. Jeszcze inną opcją jest zamówienie utylizacji cyfrowych nośników danych. Wbrew pozorom nie wystarczy skasować informacji z dysku. Dopiero jego fizyczna utylizacja może okazać się skuteczna. Więcej szczegółów o niszczeniu dokumentacji znajdziesz na ekoakta.pl. Na pewno wśród dostępnych usług znajdziesz taką, która sprawdzi się w Twoim wypadku. Warto zdecydować się na outsourcing zarządzania dokumentacją, aby mieć więcej czasu na zajmowanie się zadaniami strategicznymi dla biznesu.