Jak działają wirtualne biura w Warszawie w 2024?

Praca zdalna jest obecnie bardzo częstym rozwiązaniem.

Jak działają wirtualne biura w Warszawie w 2024? (fot. pixabay.com)

To forma korzystna dla pracownika, który może wykonywać obowiązki z każdego miejsca na świecie, a także pracodawcy, który nie potrzebuje przestrzeni do ulokowania pracowników. Zwiększa to też szansę na znalezienie wykwalifikowanych osób. Specjaliści z mniejszych miejscowości nie muszą przenosić się do miasta. Mogą działać z domu.

Większość stanowisk, na których możliwa jest praca zdalna, dotyczy pracy w biurze. Można więc zrezygnować z jego wynajmowania. Jednocześnie posiadanie adresu firmy jest potrzebne. Jedną z metod, wykorzystywanych przez przedsiębiorców są wirtualne biura. W Warszawie znajduje się ich najwięcej. Dlaczego tak się dzieje? Jak działa taka usługa? Kto może wynająć wirtualne biuro? Sprawdźmy to!

Korzyści z wynajmu wirtualnego biura

Z usługi wirtualnego biura korzystają przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność zdalną. Są to zwykle małe firmy, których dochód nie jest wystarczający, by opłacało się wynająć lokal do pracy biurowej. Posiadanie wirtualnego adresu przydaje się przy rejestracji firmy - musimy wtedy wpisać, gdzie działamy i chcemy otrzymywać korespondencję. Może to być nasz adres zamieszkania, ale są sytuacje, kiedy tego nie chcemy.

Biuro wirtualne to nie tylko adres do rejestracji firmy. Usługa ta obejmuje też inne czynności, takie jak:

• możliwość korzystania z recepcji,

• obsługa telefoniczna klientów przedsiębiorstwa,

• udostępnienie skrytki pocztowej do otrzymywania korespondencji,

• usługi prawne.

Choć to tylko wirtualna siedziba przedsiębiorstwa, w wirtualnym biurze można też organizować spotkania służbowe czy korzystać z biurka z komputerem. Wynika to z prawnego postrzegania takiej działalności i wymagań, jakie takie biuro musi spełniać. Oznacza to, że nie wszędzie możemy wynająć adres wirtualny.

Jakie wymogi muszą spełniać biura wirtualne?

Choć wirtualne biuro to zgodna z prawem usługa, jego wynajęcie nie jest tak proste, jakby mogło się wydawać. W przypadku działalności gospodarczej opartej na świadczeniu usług zdalnych, posiadanie biura nie jest konieczne. Pracować można w dowolnym miejscu z dostępem do internetu. Dlatego właśnie wielu właścicieli firm tego typu wynajmuje biuro wirtualne. Jest to tańsze niż stałe korzystanie z lokalu. Pakiet podstawowy można mieć już za 50 zł.

Wciąż jednak biura wirtualne muszą spełniać określone wymagania. Dlaczego urzędnicy skrupulatnie sprawdzają takie lokale i kontrolują umowy?

Wirtualny adres firmy a urząd skarbowy

Organy podatkowe, w szczególności urząd skarbowy i ZUS, mają obowiązek sprawdzić prawdziwość danych, podanych w dokumentach rejestracyjnych działalność gospodarczą. Zanim zaczniemy korzystać z usług wirtualnego biura, sprawdzajmy, czy spełnia ono wymagania.

Mimo że firmę prowadzimy zdalnie, to wynajmowane biuro wirtualne musi być przygotowane na działanie z jego poziomu. Należy wybrać lokal, w którym zmieszczą się nasi pracownicy, wyposażony w sale konferencyjne mający połączenie z internetem.

Za nieprawidłowości w przypadku tej usługi odpowiada najemca. To on nie będzie mógł zarejestrować swojej działalności. Dlatego tak ważne jest sprawdzanie umów i wybieranie zaufanych partnerów.

Jak napisać umowę najmu biura wirtualnego?

Dla urzędu skarbowego największe znaczenie ma umowa zawierana przy wynajmie biura wirtualnego. To z niej wynika, na jakich zasadach przebiega współpraca.

Ważne, żeby spisać odpowiedni typ umowy. Wynajem adresy na wirtualne biuro nie jest klasyczną umową najmu. Najemca zgadza się w niej na udostępnianie wynajętej przestrzeni biurowej przez wynajmującego.

Usługę wirtualnego biura można ograniczyć do wynajęcia skrytki pocztowej. Ta usługa jest bardzo przydatna, zarówno jako jedyna, jak i w pakiecie. Wszystkie listy firmy przychodzą wówczas do wynajętej skrytki, a przedsiębiorca otrzymuje je na adres mailowy.

Źródło: pexels.com Licencja: https://www.pexels.com/photo-licensee

Gdzie wynająć wirtualne biuro?

Adres twojej firmy ma duże znaczenie. Szczególnie małym przedsiębiorstwom trudno się przebić przez konkurencję. Jeśli wirtualne biuro znajduje się w Warszawie czy innym dużym mieście, to zwiększa się atrakcyjność biznesu. Adres ten podajemy też na stronie internetowej.

Wirtualne biura w Warszawie pomagają w pozycjonowaniu. W tej lokalizacji znajdziemy więcej zainteresowanych niż w małej miejscowości. Prestiżowy adres zwiększa też zaufanie do profesjonalizmu.

Problemem są sprawy urzędowe, które trzeba załatwiać z oddziałem, któremu podlega wynajęty adres. Wybierajmy więc przyjazne podatnikom miejsca. Jednym z takich jest Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście. Obejmuje on budynki w samym centrum Warszawy, czyli bardzo prestiżowej lokalizacji.

Korzyści wynajmu biura wirtualnego - podsumowanie

Nie tylko rejestracja firmy i wpis do KRS wymagają posiadania adresu siedziby firmy. Dobry adres to prestiżowy wizerunek. Dzięki niemu znajdziesz wielu nowych klientów bez przeprowadzania się do Warszawy. Korzystają z tego freelancerzy, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, ale też duże spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością.

W atrakcyjnej cenie dostajemy pełną obsługę korespondencji przychodzącej i możliwość organizowania spotkań służbowych. Jest to duże wsparcie prowadzenia firmy na naszych warunkach. Co istotne - nie musisz się przeprowadzać w pobliże biura. Mieszkając, gdzie chcesz, masz cały czas jeden, atrakcyjny adres.